De tachograafplicht is ontstaan vanuit de Europese verplichting om de rij- en rusttijden van beroepsmatige chauffeurs te registeren. Alle voertuigen en voertuigcombinaties met een totaalgewicht van boven de 3.500kg vallen onder de tachograafplicht.
Tachograafplicht: vrachtwagens, bestelbussen?
Alle voertuigen en voertuigcombinaties met een totaalgewicht van boven de 3.500kg, vallen onder de tachograafplicht. Op de tachograafplicht zijn uitzonderingen. Dit kan per land verschillen.
De tachograafplicht geldt ook voor bestelauto’s boven de 3.500kg en een combinatie van een bestelauto met een aanhanger. Vooral dat laatste levert in de praktijk problemen op. Belangrijk om te weten is namelijk dat het niet om het werkelijke gewicht gaat, maar om de toegestane maximummassa (ttm). Deze gegevens zijn te vinden op het kentekenbewijs en op de typegoedkeuring van de aanhanger.
Voorbeeld: Een Ford Transit heeft een toegestane maximummassa van 2.800kg. Wanneer dit voertuig zonder aanhanger rijdt, is er geen sprake van een tachograafplicht. Maar wanneer er een aanhanger wordt gekoppeld met een toegestane maximummassa van 750kg, dan overschrijdt de totale combinatie de grens van 3.500kg en geldt er wél een tachograafplicht.
Wat is de tachograafplicht?
De tachograafplicht betreft het registreren van rij- en rusttijden van beroepsmatige chauffeurs. Het doel is om de arbeidsomstandigheden te verbeteren en hiermee de verkeersveiligheid te vergroten. Daarnaast moet het ook zorgen voor eerlijker concurrentieverhoudingen in de Europese transportsector.
De handhaving van de regelgeving is in Europa geharmoniseerd. Dit betekent dat een controle in alle lidstaten dezelfde resultaten moet geven. Regelmatig overleg moet leiden tot een eenduidige interpretatie van de richtlijnen welke de controlerende instanties kunnen gebruiken tijdens de handhaving van de regels.
Alle lidstaten moeten een minimum aantal inspecties uitvoeren; zowel weginspecties als bedrijfsinspecties. Elke twee jaar dient hierover te worden gerapporteerd aan de Europese Commissie zodat de lidstaten elkaar kunnen behoordelen of er wel voldoende gecontroleerd wordt. Ook dit moet weer bijdragen aan eerlijker concurrentieverhoudingen.
Automatische tachograaf Download & Analyse
FleetGO heeft een unieke alles-in-één oplossing ontwikkeld voor het automatisch downloaden en analyseren van alle tachograafbestanden. Dus zowel van het massageheugen als de chauffeurspassen.
Vrijstelling van tachograafplicht
Er zijn een aantal vrijstellingen waarbij niet iedere bestuurder van een vrachtauto een tachograaf hoeft te gebruiken. De vrijstellingen zijn onderverdeeld in nationale en internationale vrijstellingen. Wanneer u voldoet aan één van de onderstaande voorwaarden, dan is de tachograafplicht niet voor u van toepassing. U hoeft geen vrijstelling aan te vragen maar u dient wel tijdens een controle aan te kunnen tonen dat u aan de voorwaarde(n) voldoet.
Nationale vrijstellingen (Nederland)
De vrijstellingen van de tachograafplicht worden genoemd in artikel 13 van EG-verordening 561/2006 (ook wel bekend als de rij- en rusttijdenwet). Let wel goed op, want niet alle lidstaten van de EU hebben alle nationale vrijstellingen overgenomen. De vrijstellingen die gelden voor Nederland zijn hier te vinden: Nationale vrijstellingen.
Internationale vrijstellingen
De internationale vrijstellingen gelden in alle EU-lidstaten plus Zwitserland, Noorwegen, IJsland en Liechtenstein. Deze worden in artikel 3 van EG-verordening 561/2006 behandeld en zijn hier te vinden: Internationale vrijstellingen.
Registratieplicht arbeidstijden voor iedereen verplicht!
Ook wanneer er geen tachograafplicht geldt of wanneer er een uitzonderingsregel van toepassing is, is men gehouden aan een deugdelijke registratie van arbeidstijden. Dit is vastgelegd in de Arbeidstijdenwet welke voor iedereen geldt. De werkgever (en werknemer) zijn verplicht om toe te zien op de naleving van de Arbeidstijdenwet met bijbehorende registratie.
De vorm van deze registratie is echter vrij. Dit betekent dat men zelf mag bepalen hoe dit wordt bijgehouden. Alle vormen zijn mogelijk, zolang er maar controle op kan plaatsvinden. In de praktijk komt het erop neer dat het noteren van begin- en eindtijden inclusief pauzes voldoende zijn. Lees hier meer over de Arbeidstijdenwet.
Overige verplichtingen rondom de tachograaf
Wanneer u verplicht bent om een tachograaf te gebruiken, komt daar nog een andere belangrijke verplichting bij. U dient namelijk alle tachograafdata periodiek uit te lezen, te archiveren en te controleren op eventuele overtredingen.
De data van de tachograaf zelf, het massageheugen, dient u minimaal eens per 90 dagen uit te lezen. De data die wordt opgeslagen op de chauffeurskaart, dient minimaal eens per 28 dagen te worden uitgelezen.
Vervolgens dient u deze gegevens te analyseren om te controleren of men geen overtredingen heeft begaan. In het geval er overtredingen zijn gemaakt, moet u als werkgever uw werknemer (de chauffeur in kwestie) hier op wijzen. U moet dit complete dossier minimaal één jaar lang bewaren.
Let op: het kan zijn dat u de gegevens langer dient te bewaren inzake uw fiscale administratie. Bijvoorbeeld wanneer u de tachograafgegevens gebruikt voor de verloning, dan vallen de tachograafdata onder de fiscale bewaarplicht van 7 jaar!
Samenvatting:
- Massageheugen minimaal iedere 90 dagen uitlezen
- Chauffeurskaart minimaal iedere 28 dagen uitlezen
- Controleren op overtredingen en chauffeur hierop wijzen
- Complete dossier/archief minimaal één jaar bewaren
Wilt u meer weten over het automatiseren van dit gehele proces? Lees dan hier meer over de downloadoplossing met ingebouwde analysetool van FleetGO.
Handmatige invoer andere werkzaamheden
Vanaf 2 maart 2015 dient elke bestuurder handmatig zijn activiteiten toe te voegen die niet door de tachograaf zijn geregistreerd. Hiermee wordt dus een verantwoording van 24 uur gevraagd. In de meeste gevallen betekent dit dat de dagelijkse- en wekelijkse rust handmatig toegevoegd moeten worden. De activiteiten die handmatig toegevoegd kunnen worden zijn rust, arbeid (betaald werk) en beschikbaarheidstijd (bv. bij dubbelbemande ritten).
Tachograafboetes
De boetes bij overtredingen van de tachograafwetgeving zijn fors en variëren van €100 tot maar liefst €4.400 per overtreding en is afhankelijk per land. Lees hier meer over alle tachograafboetes.
Tachograafplicht met gehuurd voertuig
Wanneer men, om wat voor reden dan ook, een voertuig huurt en deze onder de tachograafplicht valt, dan is het van belang dat ook deze data juist worden geregistreerd en gearchiveerd. De huurder dient ervoor te zorgen dat de tachograaf van het gehuurde voertuig wordt gekoppeld aan de bedrijfskaart van het bedrijf dat het voertuig huurt. Dit is de zogenaamde ‘lock in’ functionaliteit in de tachograaf.
Alleen op deze manier kan er op de juiste manier worden geregistreerd en kunnen de benodigde gegevens uit de tachograaf worden gedownload. Ook moet niet worden vergeten het bedrijf weer te ontkoppelen wanneer het voertuig wordt ingeleverd (‘lock out’).
BELANGRIJK: Dit is slechts een korte handleiding en hier kunnen geen rechten aan worden ontleend. Elke chauffeur of onderneming moet altijd vertrouwen op het volledige wettelijke document dat hier te vinden is: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2006/561/oj?locale=nl
Dit artikel is op 06-12-2019 voor het laatst bijgewerkt.