In het goederenvervoer wordt bij vrijwel al het transport gebruik gemaakt van een vrachtbrief. Maar wat is een vrachtbrief? Het is een document dat als overeenkomst geldt tussen de vervoerder van de goederen en de opdrachtgever. Deze opdrachtgever is vaak de verzender van de goederen, maar dit hoeft niet altijd zo te zijn. Ook de ontvanger kan opdrachtgever zijn, wanneer deze opdracht geeft aan de vervoerder om goederen te transporteren vanaf het adres van de verzender. Zowel de verzender, de geadresseerde als de vervoerder krijgen tijdens goederentransport te maken met een vrachtbrief. De vrachtbrief heeft zijn betekenis te danken aan de informatie die erop vermeld staat. Dit is de reden waarom de vrachtbrief vrijwel altijd verplicht aanwezig moet zijn tijdens het transport in de goederenvervoersector. Dit document bevat cruciale gegevens voor het volgen en beheren van de lading en is daarom essentieel voor een soepel verloop van het transportproces.
Wat staat er op een vrachtbrief?
Op een vrachtbrief staan veel gegevens. Enkele gegevens zijn verplichte gegevens, andere gegevens zijn optioneel, maar hoe volledig mogelijk een vrachtbrief is ingevuld, des te gemakkelijker deze geaccepteerd wordt. Minimale gegevens die vermeld worden:
• Waar komt de lading vandaan? (gegevens afzender)
• Wie vervoert de goederen? (gegevens vervoerder)
• Waar gaat de lading naartoe? (gegevens geadresseerde)
• Uit welke goederen bestaat de lading?
• Uit hoeveel stuks lading of wat is het gewicht?
• Datum van levering
• Datum opmaak van het document
• Datum en plaats waar goederen worden afgehaald en gelost
Wat is een AVC vrachtbrief?
Voor binnenlands transport, dus vervoer binnen Nederland, geldt een AVC vrachtbrief. De AVC vrachtbrief betekenis is Algemene Vervoerscondities 2002. Dit zijn simpelweg de afgesproken condities voor vrachtvervoer binnen Nederland volgens de AVC 2002. Denk bij AVC aan onderwerpen als vertragingen, overbelading, vrachtbetaling en rembourszendingen. Al het binnenlandse transport moet minimaal van een AVC vrachtbrief vergezeld gaan. Daarnaast is Nederland net zoals de meeste EU landen, aangesloten bij het CMR-verdrag. Bij een vrachtbrief controle door de politie, mag de transporteur in plaats van een AVC vrachtbrief, ook een CMR vrachtbrief overleggen.
Wat betekent CMR vrachtbrief?
Bij internationaal goederenvervoer is meestal een CMR vrachtbrief nodig. Een CMR vrachtbrief houdt de volgende Franse afkorting in: ´Convention relative au Contrat de Transport International de Marchandises par Route´. Kortweg houdt de CMR vrachtbrief betekenis in, dat het een internationale vrachtbrief betreft volgens de internationale afspraken, gemaakt op de CMR conventie van 1956. Er zijn 51 landen die het CMR-verdrag ondertekend hebben en waar een CMR vrachtbrief geldig is. Aangezien dit ook geldt voor vrijwel alle EU-landen en enkele Noord-Afrikaanse landen, kan een CMR vrachtbrief voor transport door heel Europa gebruikt worden.
Elektronische vrachtbrief van CRM
In ruim 28 CMR landen mag ook de digitale vrachtbrief eCRM gebruikt worden. Buiten deze landen niet, dus voor internationaal goederenvervoer is een papieren CMR vrachtbrief kopen toch noodzakelijk. In bijvoorbeeld de Benelux is mede door het gebruik van de elektronische vrachtbrief, een papieren vrachtbrief niet altijd meer noodzakelijk. Daarnaast biedt een digitale vrachtbrief het voordeel dat er digitaal ondertekend kan worden en alle informatie is direct voor alle betrokken partijen zichtbaar.
CIM vrachtbrief voor internationaal spoorwegvervoer
Voor transporteurs die internationaal goederen vervoeren via het spoor, geldt dat zij een CIM vrachtbrief gebruiken. CIM staat voor ´Contrat de transport International ferroviaire des Marchandisis´. De CIM-overeenkomst geeft aan welke gegevens er op een CIM vrachtbrief vermeldt worden.
Is een vrachtbrief verplicht?
Het gebruik van een vrachtbrief voor goederenvervoer is wettelijk verplicht volgens de Wet goederenvervoer over de weg (BGW). Ook de verdragen AVC 2002 en CRM stellen het gebruik van een vrachtbrief verplicht. Bij een vrachtbrief controle door de politie, moet de vervoerder dit document kunnen tonen. Er staat een hoge boete op als de vervoerder dit niet kan. Deze boete kan in het buitenland nog hoger zijn. Toch zijn er situaties waarin een AVC vrachtbrief niet altijd nodig is:
• Goederenvervoer in eigen beheer, dus met eigen vervoer.
• Vervoer van goederen in een bestelauto met een maximaal laadvermogen van 500 kilogram.
• Transport van levende dieren.
• Landbouwproducten die naar een veiling worden vervoerd.
• Transport van inboedel.
• Vervoer van postzendingen.
• Los gestorte goederen.
Verschil pakbon en vrachtbrief
De meeste particulieren kennen wel een pakbon, maar dit verschilt wezenlijk met een vrachtbrief. Dit laatste document wordt voornamelijk gebruikt voor het vervoer van grote hoeveelheden vracht tussen bedrijven onderling. De pakbon daarentegen wordt meestal als bewijs meegezonden bij bestelde producten en dus ook naar particulieren. Daarnaast is een pakbon niet verplicht en hoeft deze ook niet aan bepaalde wettelijke vereisten te voldoen. De pakbon kan naar eigen inzicht ontworpen zijn. Bij veel bedrijven lijkt een pakbon op een factuur. Een vrachtbrief heeft juist enkele wettelijk verplichte velden die hierop moeten voorkomen.
Remboursvrachtbrieven
Een remboursvrachtbrief wijkt in gebruik wat af van de AVC en CMR vrachtbrieven. Dit gaat namelijk om het transport van remboursgoederen. Dit houdt in, dat de afzender met de vervoerder afspreekt de goederen pas te leveren, als de geadresseerde aan de vervoerder betaalt. De vervoerder int voor de verzender de koopprijs plus kosten en krijgt hiervoor een afgesproken percentage van het geïnde bedrag. Bij het rembourstransport binnen Nederland wordt hiervoor een speciaal remboursvrachtbrief gebruikt. Hierop staat uitdrukkelijk het bedrag dat de vervoerder moet ontvangen, voordat deze de goederen mag afleveren. Op een CMR vrachtbrief is speciale ruimte (vak 13) waar het bedrag komt te staan en de valuta waarin betaald moet worden.