Tanken met een tankpas is voor veel bestuurders van een auto heel gebruikelijk. Dit geldt vooral voor de zakelijke rijders, maar ook particulieren en lease-rijders maken gebruik van de voordelen van een tankpas. Waarom een tankpas gebruiken en wat zijn de voordelen hiervan?
Wat is een tankpas?
Er zijn diverse benamingen voor een tankpas, zoals brandstofpas of tankkaart. Een tankpas is dus inderdaad een pas die als betaalmethode dient om brandstoffen te betalen. Daarom wordt de tankpas zakelijk veel gebruikt, een bedrijf krijgt tweewekelijks of maandelijks een totaalfactuur met alle tankbeurten die met alle door het bedrijf gebruikte tankpassen zijn uitgevoerd.
Waarom een tankpas?
Een tankpas gebruiken voorkomt voor bedrijven veel administratieve rompslomp. Een grote organisatie heeft vaak een groot wagenpark en als iedere medewerker zelf tankbonnetjes declareert, dan is het administratief verwerken hiervan erg arbeidsintensief. Door een tankpas te gebruiken krijgt het bedrijf tweewekelijks of maandelijks een totaalfactuur voor de kosten van de tankpas. Alle binnen de organisatie gebruikte passen staan hier op met de fee, tankbeurten en eventuele andere kosten voor de tankpas. Een tankpas voor ZZP-gebruikers kan ook erg handig zijn. Alleen al om het feit dat er niet direct contact betaald hoeft te worden of dat het geld direct van de bank gaat. De ZZP’er kan gewoon tanken maar krijgt pas achteraf een factuur. Zo is een betere controle op de kosten mogelijk.
Gebruikers die tanken met tankpas
Hoe het tanken met een tankpas verloopt, is onder andere ook afhankelijk van het type gebruiker:
Tankpas zakelijk
Een tankpas wordt zakelijk het vaakst gebruikt. Veelal door bedrijven met een eigen wagenpark. Ook transportbedrijven maken hier vanzelfsprekend veel gebruik van, zodat het bedrijf met bijvoorbeeld een tankpas voor een vrachtwagen hier geen omkijken naar heeft. Werknemers met een auto van de zaak, hoeven nooit aparte declaraties in te leveren voor de brandstoffen voor zakelijk gebruik.
Tankpas particulier
Een tankpas voor de particulier is vooral marketingtechnisch een goede zet voor de uitgevers hiervan. De uitgever, bijvoorbeeld een brandstofbedrijf is er zeker van dat de particulier bij hem tankt en de particulier geniet door het gebruik van de tankkaart van een korting of spaarsysteem.
Tankpas gebruiken met leaseauto
Een grote groep zakelijke rijders rijdt met een leaseauto. Soms regelt de werkgever zelf een tankpas voor zakelijk gebruik, maar het kan ook zijn dat de leasemaatschappij tankkaarten uitreikt. In dit laatste geval worden naast de lease, ook de kosten voor de tankpas gefactureerd.
Prepaid tankpas
De prepaid tankpas is een afwijkende versie. Hiermee is het de bedoeling dat de pas eerst wordt opgeladen met een bedrag, voordat deze als prepaid tankpas daadwerkelijk gebruikt kan worden. Een prepaid tankpas is een veilige manier van tanken, want de kosten voor de tankpas lopen nooit uit de pas. Tevens is een prepaid tankpas ook zeer geschikt om als cadeau of relatiegeschenk weg te geven.
Hoe betaalt u met een tankpas?
In de praktijk een tankpas gebruiken is niet zo moeilijk. Het principe is hetzelfde als het gebruik van een bankkaart of een creditcard. Er moet tijdens het afrekenen een pincode ingegeven worden en vaak is er de mogelijkheid om een kilometerstand in te voeren. Zo is het mogelijk om een sluitende kilometeradministratie bij te houden. Erg handig voor werkgevers, maar zeker ook voor een leasemaatschappij om het contractueel afgesloten aantal kilometers in de gaten te houden. Raakt een tankpas kwijt? Dan moet deze direct geblokkeerd worden, om het risico op misbruik te voorkomen.
Soorten tankpassen
Naast de verschillende type gebruikers, zijn een tweetal verschillende soorten tankpassen in gebruik: de universele tankkaart en een tankkaart gerelateerd aan een specifieke brandstofmerk. De universele tankpas kan bij ieder tankstation worden gebruikt, doordat deze niet merkgebonden is. De gebruiker hoeft hierdoor niet om te rijden om naar een specifiek tankstation te rijden. Dit is namelijk wel het geval met de tankkaarten die gerelateerd zijn aan specifieke brandstofmerken. Enkel bij tankstations van het betreffende merk is de tankpas geldig.
Tankpas gebruiken voor andere zaken dan tanken
Niet alleen tanken met een tankpas is mogelijk. Ook de auto wassen met de tankpas is een optie. Zo kan een tankpas voor de wasstraat gebruikt worden, voor het afrekenen van parkeerkosten of om het gebruik van tolwegen af te rekenen. Verder kan ook een broodje, koffie of snoepgoed bij een tankstation met een tankkaart worden afgerekend. Lang niet alle werkgevers willen dit, daarom is deze service vaak optioneel.
De voordelen van een tankpas
Gebruikers genieten van diverse voordelen met een tankpas. Het is een veilige en snelle betaalmethode, vergelijkbaar met een bankpas of creditcard. Voor elektrische auto’s die geen brandstoffen hoeven te tanken, zijn er dezelfde voordelen. Autoladen kan immers ook, maar dan wordt het een laadpas genoemd. Voor werkgevers is het mogelijk om tankpassen te limiteren, zodat de werknemer niet boven een bepaalt bedrag kan tanken. Hiermee voorkomen zij ook dat er misbruik van wordt gemaakt. Uiteraard is het administratief veel overzichtelijker, want aparte, onleesbare en gemakkelijk weg te raken tankbonnetjes declareren hoeft niet meer. Uiteraard staat op de factuur altijd de btw vermeld, zodat het gemakkelijk is om de btw weer terug te vorderen. Met een universele tankpas hoeven werknemers niet perse meer te letten waar ze wel of niet kunnen tanken.