Rittenregistratie​: 100% sluitend voor belastingdienst

Rittenregistratie is het vastleggen van alle zakelijke en privéritten die met een voertuig worden gemaakt. Dit wordt gedaan om aan te tonen hoeveel kilometers privé en zakelijk worden gereden, meestal voor de Belastingdienst. Een correcte rittenregistratie helpt om bijtelling te voorkomen als u minder dan 500 kilometer privé rijdt per jaar.
Bij de digitale rittenregistratie van FleetGO kunt u altijd uw rittenstaat online inzien!

Een rittenregistratie moet de volgende gegevens bevatten:

• Datum van de rit
• Begin- en eindstand van de kilometerteller
• Vertrek- en aankomstadres
• Doel van de rit (zakelijk of privé)
• Totaal aantal gereden kilometers

Rittenregistratie is niet verplicht als u bijtelling betaald.
Indien u geen bijtelling wenst te betalen en een leaseauto of auto van de zaak hebt, is ritregistratie verplicht.
Daarvoor dient u te kunnen aantonen dat maximaal 500 kilometer van de gereden ritten per jaar privé zijn.
Zonder sluitende rittenregistratie gaat de Belastingdienst ervan uit dat u de auto ook privé gebruikt, en dan betaalt u bijtelling.

Fiscale bijtelling; u betaalt het aan de Belastingdienst als u per jaar meer dan 500 privékilometer rijdt met uw zakelijke auto. Rijdt u minder dan 500 kilometer privé per jaar? Dan hoeft u dus geen bijtelling te betalen. Wel vraagt de Belastingdienst u dit aan te tonen. Een digitale rittenregistratie is hiervoor het meest effectieve en betrouwbare instrument. Het rittenregistratie kastje (of beter: GPS black box) van FleetGO registreert alle acties en bewegingen van uw voertuig(en). Op de beveiligde website worden deze gegevens volledig automatisch verwerkt en voorzien van de juiste adresgegevens. Hiermee bent u dus verzekerd van een sluitende verantwoording voor de Belastingdienst. En niet onbelangrijk: u voorkomt boetes of naheffingen. Raadpleeg ook onze kennisbank voor meer informatie rondom bijtelling en belasting voor de zakelijke automobilist.

De Belastingdienst stelt een aantal eisen aan uw rittenregistratie. De volgende gegevens moet u vermelden in ieder geval vermelden:

• het merk van de auto;
• het type auto;
• het kenteken van de auto;
• de periode waarin u de auto hebt gebruikt;
• de ritgegevens.

U vermeldt per rit:

• de datum;
• de begin- en eindstand van de kilometerteller;
• het vertrek- en aankomstadres;
• de route die u hebt gereden;
• de privé-omrijkilometers – als u tijdens een zakelijke
• rit ook privékilometers maakt.

Als uw rittenregistratie niet klopt, wordt deze ongeldig verklaard en moet u alsnog bijtelling betalen over het privégebruik van uw auto. Ook kan de Belastingdienst een boete opleggen.

Rijdt u niet meer dan 500 privé-kilometers privé? Dan mag u het bewijs daarvoor leveren met een zogenaamde ‘vereenvoudigde rittenadministratie’ in combinatie met alle adressen in uw bedrijfsbestand. U mag het voertuig dan niet voor privé-doeleinden en zogenaamde lunchritten gebruiken. Daarvoor heeft u ook een “Verklaring geen privegebruik auto” nodig.

Op de website van de Belastingdienst vindt u behalve de richtlijnen, ook een voorbeeld van vereenvoudigde rittenregistratie voor bestelauto’s.

Als uw bestelauto buiten werktijd niet wordt gebruikt en u dit kunt aantonen, hoeft u geen rittenregistratie bij te houden. U zal dan wel moeten bewijzen dat de auto achter bijvoorbeeld een hek staat of dat de sleutel op een centrale plek wordt bewaard. Ook als u een bestelauto voor uw onderneming heeft die u uitsluitend zakelijk gebruikt, hoeft u geen rittenregistratie bij te houden. Wel moet u de ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’ hebben ingediend.

Let op: ook in dit geval ligt de bewijslast bij u! In veel gevallen is een rittenregistratie dan nog steeds de beste oplossing (en vaak ook goedkoper!).

De wettelijke bewaartermijn van uw rittenadministratie is zeven jaar.

Alle kilometers die voor uw bedrijf worden gereden, zijn zakelijke kilometers. Hieronder valt woon-werkverkeer, mits hiervoor de gebruikelijke route wordt gebruikt. Als u bijvoorbeeld thuis luncht, valt de hiervoor gereden afstand ook onder zakelijke kilometers. Kilometers die u voor bijvoorbeeld een studie ten behoeve van uw bedrijf maakt, vallen (deels) ook onder zakelijke kilometers.

Als u tijdens een zakelijke rit ook privékilometers maakt, zijn dit ‘omrijkilometers’. Dit zijn bijvoorbeeld kilometers die u maakt als u van of naar uw werk uw kinderen naar de crèche of naar school brengt.

Rijden er in de voertuig(en) verschillende bestuurders? Maak dan gebruik van onze persoonsgebonden RFID-bestuurderidentificatie. Deze module is te koppelen aan de black box.

Dat kan via de app of via een vaste knop in het voertuig, de zogenaamde P/Z-schakelaar. Hiermee worden ritten automatisch als privé registeren zonder in te loggen in het FleetGO-platform of de app.