Data, data en nog meer data; het is precies wat automatische rittenregistratiesystemen vastleggen. Maar hoe zit het dan met de privacy van uw werknemers? Die moet zorgvuldig worden beschermd.
Dataverzameling en rittenregistratie
Een rittenregistratiesysteem legt uiteenlopende (persoons)gegevens vast. Bijvoorbeeld het kenteken van de auto, het aantal gereden zakelijke en privékilometers, maar ook de locatie waar de auto zich bevindt, de pauze en rusttijden en in sommige gevallen ook wie de bestuurder is. Het is dus van groot belang dat het verzamelen, opslaan en gebruiken van deze gegevens zorgvuldig en volgens de richtlijnen gebeurt.
Privacy van de werknemer
Niet alleen moeten ritgegevens in een beveiligde omgeving worden opgeslagen, ook moeten werknemers weten waar deze gegevens te vinden zijn en hebben ze recht op inzage. Daarnaast moet hen moet worden uitgelegd waarvoor de gegevens worden gebruikt. Om de privacy van werknemers te waarborgen, zijn de belangrijkste regels voor de omgang met persoonsgegevens vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming, de AVG. Sinds mei 2018 geldt deze verordening in heel Europa.
Privacy gedragscode
Naast de AVG, is er de ook een specifieke privacy gedragscode voor RitRegistratieSystemen, de RRS. Dit keurmerk wordt aan organisaties gegeven die een kwalitatief goed rittenregistratiesysteem hebben ontwikkeld dat daarnaast voldoet aan de eisen van de Belastingdienst. Deze eisen hebben betrekking op hard- en software van de systemen, maar ook op richtlijnen voor bescherming van privacy en de opslag van data. Leveranciers en producten worden aan de hand van een audit getoetst.
Wees transparant
Het moge duidelijk zijn; voor het opslaan, gebruiken en dus het beschermen van ritgegevens bestaan er duidelijke richtlijnen. Daarnaast zijn er ook handige tools waarmee u als werkgevers of fleetmanagers de privacy van werknemers waarborgt. Bijvoorbeeld de privé/zakelijk-schakelaar, waarmee ritten als privé kunnen worden geregistreerd. En wat de zakelijke ritten betreft; openheid tussen werkgever en werknemer over wat wel en niet geregistreerd wordt, is minstens zo belangrijk als het volgen van officiële richtlijnen. Wees dus transparant! Dat zorgt namelijk voor vertrouwen, wat bijdraagt aan een prettige en (sociaal) veilige werkomgeving.