Met TMS software kun je een breed scala aan rapportages maken: van rittenregistratie en leveringsstatussen tot kostenoverzichten, chauffeursprestaties en compliance-rapportages voor rij- en rusttijden. Welke rapportages precies beschikbaar zijn, hangt af van de modules en configuratie van het systeem. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over rapportages binnen een Transport Management Systeem.
Welke gegevens legt een TMS automatisch vast?
Een TMS legt automatisch alle operationele transportgegevens vast die door het systeem stromen. Denk aan orderinformatie, ritgegevens, laad- en lostijden, voertuigbezetting, afstanden, brandstofverbruik, leveringsbevestigingen en afwijkingen ten opzichte van de planning. Dit vormt de ruwe data waarop alle rapportages zijn gebaseerd.
De automatische vastlegging begint zodra een order wordt ingevoerd of geïmporteerd. Vervolgens worden alle stappen in de transportketen bijgehouden: van routeplanning en voertuigtoewijzing tot de daadwerkelijke uitvoering op de weg. Chauffeurs bevestigen acties via een boordcomputer of mobiele app, waardoor statusupdates in real-time in het systeem worden opgeslagen.
Concrete voorbeelden van automatisch vastgelegde gegevens zijn:
- Vertrektijden, aankomsttijden en doorlooptijden per rit
- Afwijkingen van de geplande route of tijdvensters
- Gereden kilometers per voertuig en chauffeur
- Laad- en losbevestigingen met tijdstempel
- Klantfeedback en afleverbonnen (digitaal of gescand)
- Koppeldata uit tachograaf en boordcomputer
Al deze gegevens komen samen in een centrale database, wat de basis vormt voor betrouwbare en actuele rapportages zonder handmatige invoer.
Wat zijn de meest gebruikte rapportages in TMS software?
De meest gebruikte rapportages in TMS software zijn prestatierapportages (KPI’s), kostenoverzichten, rittenregistraties, leveringsbetrouwbaarheidsrapporten en chauffeursprestaties. Deze rapportages geven transport- en logistiek managers direct inzicht in hoe de operatie presteert en waar verbeteringen mogelijk zijn.
Hieronder een overzicht van de rapportages die transportbedrijven het vaakst inzetten:
- On-time delivery (OTD): percentage leveringen dat op tijd aankomt, uitgesplitst per klant, route of chauffeur
- Kostprijs per rit of zending: totale kosten inclusief brandstof, tolheffingen en arbeid per transportopdracht
- Voertuigbezettingsgraad: hoe efficiënt het laadvermogen wordt benut per rit
- Chauffeursprestatierapport: rijgedrag, rij- en rusttijden, afwijkingen en productiviteit
- Klantrapportages: overzicht van alle leveringen per klant inclusief status en eventuele incidenten
- Rittenregistratie: volledig overzicht van gereden routes, kilometers en tijden per voertuig
De meeste systemen bieden deze rapportages standaard aan, maar laten ook toe om eigen rapportages samen te stellen op basis van de beschikbare datavelden.
Hoe helpen TMS rapportages bij kostenbesparing?
TMS rapportages helpen bij kostenbesparing door inzichtelijk te maken waar inefficiënties zitten in de transportoperatie. Door structureel te rapporteren op brandstofverbruik, bezettingsgraad, rijtijden en afwijkingen kun je gerichte verbeteringen doorvoeren die direct effect hebben op de kosten per rit.
Een concreet voorbeeld: een kostprijs-per-rit-rapportage maakt zichtbaar welke routes structureel duurder zijn dan gepland. Dit kan wijzen op omrijden, lage bezettingsgraad of een inefficiënte laadvolgorde. Met die informatie kun je de routeplanning aanpassen of klanten herindelen over routes.
Andere manieren waarop rapportages bijdragen aan lagere kosten:
- Brandstofanalyse: vergelijk verbruik per voertuig of chauffeur en identificeer uitschieters die wijzen op rijgedragsproblemen
- Leegrijanalyse: breng in kaart hoeveel kilometers zonder lading worden gereden en optimaliseer retourvrachten
- Onderhoudsplanning: koppel kilometerregistratie aan onderhoudsintervallen om onverwachte uitval te voorkomen
- Overtijdrapportage: signaleer structurele overschrijding van geplande rijtijden die leiden tot extra loonkosten
Het voordeel van geautomatiseerde rapportages is dat je niet achteraf hoeft te reconstrueren wat er is misgegaan. De data is al beschikbaar en je kunt trends over langere perioden analyseren.
Kunnen TMS rapportages worden geëxporteerd naar Excel of ERP?
Ja, de meeste TMS-systemen ondersteunen export van rapportages naar Excel, PDF en veelgebruikte ERP-systemen. Dit maakt het mogelijk om transportdata te combineren met financiële of operationele data uit andere bedrijfssystemen, zonder dubbele invoer of handmatige overdracht.
Exportmogelijkheden variëren per systeem, maar gangbare opties zijn:
- Direct downloaden als Excel- of CSV-bestand vanuit de rapportagemodule
- Automatische synchronisatie met ERP-systemen via een API-koppeling
- Geautomatiseerde e-mailrapportages op vaste tijdstippen (dagelijks, wekelijks, maandelijks)
- Integratie met boekhoudsoftware voor directe facturatieverwerking
Een goede integratie tussen TMS en ERP voorkomt dat data handmatig moet worden overgezet, wat fouten vermindert en tijd bespaart. Let bij de keuze van een systeem op welke standaardkoppelingen beschikbaar zijn en of maatwerk mogelijk is via open API’s.
Welke rapportages zijn verplicht voor compliance en wet- en regelgeving?
Voor compliance zijn met name rapportages over rij- en rusttijden, tachograafdata en rittenregistratie verplicht. Deze zijn nodig om te voldoen aan de Europese rij- en rusttijdenregelgeving (EU-verordening 561/2006), de Wet arbeidsuren en nationale fiscale eisen rondom kilometerregistratie.
Specifieke compliance-rapportages die transportbedrijven nodig hebben:
- Tachograafrapportage: overzicht van rij-, rust- en werktijden per chauffeur, vereist voor inspecties door de Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT)
- Rittenregistratie: volledige vastlegging van zakelijke ritten inclusief datum, beginstand, eindstand, bestemming en doel, verplicht voor de Belastingdienst bij gebruik van een bedrijfsvoertuig
- Cabotageregistratie: bewijs van uitgevoerde cabotageritten binnen de wettelijke limieten voor internationaal transport
- CO2-rapportage: steeds meer bedrijven zijn verplicht of worden gestimuleerd om emissiedata bij te houden voor duurzaamheidsrapportages en klantverantwoording
Een TMS dat automatisch tachograafdata verwerkt en koppelt aan chauffeurs- en voertuigprofielen, neemt een groot deel van de administratieve last voor compliance weg. Let op: wet- en regelgeving kan wijzigen, dus controleer altijd de actuele eisen via officiële instanties.
Hoe stel je gepersonaliseerde dashboards in binnen een TMS?
Gepersonaliseerde dashboards stel je in door binnen het TMS te kiezen welke KPI’s en rapportagewidgets je wilt weergeven, voor welke periode en op welk aggregatieniveau. De meeste moderne TMS-systemen bieden een drag-and-drop interface waarmee gebruikers hun eigen overzichtspagina samenstellen zonder technische kennis.
Stappen die je doorgaans doorloopt bij het instellen van een dashboard:
- Bepaal je doel: wil je een operationeel dashboard voor dagelijks gebruik, of een strategisch dashboard voor maandelijkse managementrapportage?
- Kies je KPI’s: selecteer de metrics die voor jouw rol relevant zijn, zoals OTD-percentage, kosten per rit of aantal actieve orders
- Stel filters in: beperk de data tot een specifieke regio, klantgroep, voertuigtype of tijdsperiode
- Configureer meldingen: laat het systeem automatisch een signaal geven als een KPI buiten de ingestelde grenswaarden valt
- Deel het dashboard: wijs het dashboard toe aan specifieke gebruikersrollen zodat iedereen de voor hem relevante informatie ziet
Een goed ingericht dashboard bespaart tijd doordat je niet elke keer handmatig rapportages hoeft op te stellen. De informatie staat klaar zodra je inlogt, gefilterd op wat voor jou relevant is.
Hoe FleetGO helpt met TMS rapportages
Ons Transport Management Systeem biedt een volledig geïntegreerde rapportageomgeving waarmee je alle bovenstaande rapportages kunt genereren, exporteren en delen. Of je nu een kleine transportonderneming runt of een complexe multimodale logistieke operatie beheert, ons TMS schaalt mee met jouw behoeften.
Wat je met het FleetGO TMS kunt doen op het gebied van rapportages:
- Automatische vastlegging van rij-, rust- en werktijden gekoppeld aan tachograafdata
- Gepersonaliseerde dashboards per gebruikersrol, van chauffeur tot logistiek directeur
- Export naar Excel, PDF en directe koppeling met ERP en boekhoudsoftware via API
- Compliance-rapportages voor ILT-inspecties, rittenregistratie en CO2-verantwoording
- Real-time KPI-overzichten met automatische meldingen bij afwijkingen
- Klant- en partnerportalen met op maat gemaakte rapportages per relatie
Wil je zien hoe dit in de praktijk werkt voor jouw organisatie? Neem contact op met een van onze specialisten voor een vrijblijvende demo.
De informatie in dit artikel is uitsluitend bedoeld voor algemene informatiedoeleinden. Wet- en regelgeving is onderhevig aan wijzigingen. Aan de inhoud van dit artikel kunnen dan ook geen rechten worden ontleend. Raadpleeg altijd een juridisch of financieel specialist en controleer de meest actuele informatie via de relevante officiële instanties.