Als werkgever ben je in Nederland niet automatisch wettelijk verplicht om de kilometerheffing aan werknemers te vergoeden. Of je deze kosten moet vergoeden, hangt af van wat er is vastgelegd in de arbeidsovereenkomst, de cao of het reiskostenbeleid van jouw organisatie. Met de invoering van de kilometerheffing in 2026 is het verstandig om hier nu al duidelijke afspraken over te maken.
Wat is de kilometerheffing en voor wie geldt deze?
De kilometerheffing is een systeem waarbij weggebruikers per gereden kilometer betalen. In Nederland wordt dit systeem naar verwachting in 2026 ingevoerd als vervanging van de motorrijtuigenbelasting. Automobilisten betalen dan op basis van het daadwerkelijk gereden aantal kilometers, waarbij het tarief kan variëren per voertuigtype, tijdstip en locatie.
De heffing geldt in beginsel voor personenauto’s en mogelijk ook voor bestelauto’s en andere voertuigen. Voor werknemers die dagelijks met de auto naar het werk reizen, of die zakelijke ritten maken met een privéauto of leaseauto, kan de kilometerheffing in 2026 een directe financiële impact hebben. Denk aan medewerkers die op locaties werken die slecht bereikbaar zijn met het openbaar vervoer, of aan beroepschauffeurs en servicemonteurs die dagelijks veel kilometers rijden.
Ben je als werkgever wettelijk verplicht om de kilometerheffing te vergoeden?
Er bestaat op dit moment geen algemene wettelijke verplichting voor werkgevers om de kilometerheffing te vergoeden. De wet schrijft niet voor dat werkgevers deze extra kosten automatisch op zich moeten nemen. De vergoedingsplicht hangt volledig af van bestaande afspraken in de arbeidsovereenkomst, de toepasselijke cao en het interne reiskostenbeleid.
Als in een cao of arbeidsovereenkomst is opgenomen dat de werkgever reiskosten vergoedt, hangt de vraag of de kilometerheffing hieronder valt af van de exacte formulering. Staat er dat alle kosten voor woon-werkverkeer worden vergoed, dan is er een sterker argument dat de kilometerheffing ook vergoed moet worden. Staat er een vaste vergoeding per kilometer, dan is de heffing daar mogelijk niet automatisch in inbegrepen.
Het is raadzaam om bestaande afspraken kritisch te bekijken voordat de kilometerheffing in 2026 van kracht wordt, zodat je als werkgever niet voor verrassingen komt te staan.
Hoe verwerk je de vergoeding van de kilometerheffing correct in je salarisadministratie?
De fiscale behandeling van een vergoeding voor de kilometerheffing hangt af van de manier waarop deze wordt uitbetaald. Als de vergoeding wordt gezien als onderdeel van de reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer, gelden de bekende fiscale regels. De onbelaste vergoeding voor woon-werkverkeer is momenteel gemaximeerd op een bepaald bedrag per kilometer. Alles daarboven is belast loon.
- Vergoed je de kilometerheffing als onderdeel van de bestaande reiskostenvergoeding, dan blijft de fiscale behandeling gelijk, zolang het totaalbedrag binnen de onbelaste grens valt.
- Vergoed je de heffing als aparte kostenpost boven op de gebruikelijke reiskostenvergoeding, dan is dit in de meeste gevallen belast loon, tenzij er een specifieke vrijstelling van toepassing is.
- Bij leaseauto’s speelt de bijtelling een rol. De kilometerheffing verandert niets aan de bijtellingsregels, maar kan wel invloed hebben op de totale kosten die de werknemer of werkgever draagt.
Zorg dat je salarisadministratie tijdig is aangepast aan de nieuwe situatie. Overleg met een salarisadministrateur of belastingadviseur om te bepalen welke verwerkingswijze in jouw specifieke situatie het meest gunstig en correct is.
Welke afspraken kun je als werkgever maken met werknemers over de kilometerheffing?
Als werkgever heb je verschillende mogelijkheden om de kilometerheffing contractueel en beleidsmatig te regelen. Het is verstandig om hier proactief mee aan de slag te gaan, zodat werknemers weten waar ze aan toe zijn wanneer de kilometerheffing in 2026 ingaat.
- Aanpassing van arbeidsovereenkomsten: Leg expliciet vast of en hoe de kilometerheffing wordt vergoed. Duidelijke taal voorkomt discussies achteraf.
- Actualiseren van het reiskostenbeleid: Neem de kilometerheffing op in het reiskostenbeleid van de organisatie, inclusief de voorwaarden waaronder vergoeding plaatsvindt.
- Cao-onderhandelingen: Als jouw organisatie onder een cao valt, is het zinvol om in de volgende onderhandelingsronde aandacht te vragen voor de kilometerheffing als nieuw kostenonderdeel.
- Afspraken over thuiswerken: Meer thuiswerken kan de impact van de kilometerheffing voor werknemers verminderen. Dit kan onderdeel zijn van een breder mobiliteitsbeleid.
Door nu al heldere afspraken te maken, voorkom je onduidelijkheid en mogelijke arbeidsrechtelijke discussies. Een goed doordacht mobiliteitsbeleid helpt bovendien bij het aantrekken en behouden van medewerkers. Neem contact op voor persoonlijk advies.
De informatie in dit artikel is uitsluitend bedoeld voor algemene informatiedoeleinden. Wet- en regelgeving is onderhevig aan wijzigingen. Aan de inhoud van dit artikel kunnen dan ook geen rechten worden ontleend. Raadpleeg altijd een juridisch of financieel specialist en controleer de meest actuele informatie via de relevante officiële instanties.