Tachograafdata is bij ondernemingen die te maken hebben met rij- en rusttijden een belangrijk onderdeel van de dagelijkse operatie. De tachograafdata bevat namelijk alle gegevens omtrent rij- en rusttijden en dient als bewijsvoering richting de wetgever. In dit artikel zoomen we in op de tachograafdata en alles wat daarbij komt kijken.
Soorten tachograafdata
Allereerst is het belangrijk om te weten hoe de tachograafdata is opgebouwd. Er zijn namelijk twee primaire informatiedragers:
- De tachograaf zelf; het zogenaamde ‘massageheugen’;
- De bestuurderskaart.
Massageheugen tachograaf
De tachograaf zelf slaat alle tachograafdata op in het zogenaamde massageheugen. De tachograaf is gekoppeld aan de versnellingsbak en voertuigcomputer en houdt alle activiteiten van het voertuig bij. De tachograaf registreert de rij- en rusttijden, de snelheid en de afgelegde afstand. Naast de automatische waarnemingen, dient de chauffeur de tachograaf te bedienen door aan te geven of er gereden wordt (= automatisch), gewerkt wordt (zoals laden en lossen) of wanneer er pauze of rust wordt gehouden. De individuele data wordt overigens ook op de bestuurderskaart opgeslagen, maar ook wanneer er geen bestuurderskaart in de tachograaf zit, registreert de tachograaf alles op het massageheugen.
Het massageheugen dient elke 90 dagen te worden uitgelezen.
Bestuurderskaart
Behalve op het massageheugen wordt de tachograafdata ook opgeslagen op de bestuurderskaart. Iedere bestuurder heeft zich te houden aan de rij- en rusttijdenwet, en zijn/haar rij- en rusttijden worden op deze persoonsgebonden kaart bijgehouden. De bestuurderskaartdata betreft dezelfde informatie als het massageheugen, maar is dan gelinkt aan de chauffeur. Er wordt alleen maar data op de bestuurderskaart geschreven wanneer deze in de tachograaf zit.
Wanneer er wordt gereden zonder kaart (wat overigens een overtreding is!), wordt dit dus niet op de bestuurderskaart opgeslagen, maar wel op het massageheugen. In het massageheugen is dus altijd alles terug te zien.
De bestuurderskaart dient elke 28 dagen te worden uitgelezen.
Tachograaf data uitlezen
Zoals eerder omschreven, dient de tachograafdata periodiek uitgelezen te worden. Voor het massageheugen moet dit elke 90 dagen gebeuren en de chauffeurskaart elke 28 dagen. Om de zogenaamde .ddd bestanden uit te lezen, is speciale apparatuur nodig. Lees meer over het uitlezen van tachograaf data.
Tachograafdata-analyse
Om aan de wet te voldoen volstaat het niet om de tachograafdata alleen te downloaden en archiveren. De werkgever is namelijk ook verplicht om te controleren of de chauffeurs zich aan de rijtijdenwet hebben gehouden. Dit is immers het doel van de tachograaf; een systeem om te controleren of men zich aan de wet houdt.
Om te controleren of de chauffeurs zich aan de wet hebben gehouden, zal de tachograafdata geanalyseerd moeten worden. Hier is speciale software voor nodig die de tachograafdata kan ‘ontcijferen’ en kan controleren of de data compleet is en of er overtredingen zijn begaan. Indien dit het geval is, dient de werkgever de chauffeur hier formeel op te wijzen om zo een dossier op te bouwen. Dit laatste is van belang wanneer het gehele archief onder de loep wordt genomen. Bij het uitdelen van boetes wordt dan ook meestal naar het totaalplaatje gekeken en minder naar opzichzelfstaande incidenten.
Beheer van tachograafgegevens
Het beheer van tachograafgegevens is een tijdrovende klus, zeker wanneer het om meerdere voertuigen en chauffeurs gaat. Het is dus van belang om hier een goed systeem voor te gebruiken. De verschillende download- en analysetools die verkrijgbaar zijn, voorzien hier meestal wel in. Wel zit er veel verschil in gebruiksvriendelijkheid en rapportagemogelijkheden. Vaak wordt het beheer van tachograafgegevens onderschat, met alle gevolgen en risico’s van dien.
Het bewaren van tachograafgegevens
Volgens de rij- en rusttijdenwet moeten de tachograafgegevens minimaal 1 jaar bewaard worden. Echter, wanneer de gegevens ook gebruikt worden voor andere doeleinden, bijvoorbeeld op basis van belastingregels, dan moeten de tachograafgegevens langer worden bewaard. In Nederland is dat minimaal 7 jaar.
Databescherming
Naast een solide beheer en archief van de tachograafdata, is het ook belangrijk om de data goed te beschermen. Dit kan eigenlijk heel eenvoudig door lokaal of op de bedrijfsserver kopieën te bewaren en regelmatig back-ups te maken van zowel deze data als de data in het feitelijke archief (zoals het archief binnen de FleetGO webapplicatie). Wanneer het archief niet compleet is, om wat voor reden dan ook, kunnen de boetes behoorlijk oplopen.
BELANGRIJK: Dit is slechts een korte handleiding en hier kunnen geen rechten aan worden ontleend. Elke chauffeur of onderneming moet altijd vertrouwen op het volledige wettelijke document dat hier te vinden is: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2006/561/oj?locale=nl
Dit artikel is op 06-12-2019 voor het laatst bijgewerkt.