Update 26-3: Onbelast vergoeden reiskosten verlengd tot 1 juli 2021
De coronanoodmaatregel voor de onbelaste vaste reiskostenvergoeding is door het kabinet verlengd tot 1 juli 2021. Hierdoor kunnen werkgevers tot 1 juli 2021 de bestaande vaste reiskostenvergoedingen onbelast aan hun werknemers blijven vergoeden ook al maken werknemers deze reiskosten als gevolg van het thuiswerken niet meer (volledig).
Reiskostenvergoeding: een interessant onderwerp voor zowel werkgever als werknemer. Zeker nu er vanaf 1 april 2021 een nieuwe reiskostenregeling ingaat. Hoe zit het ook alweer met die reiskostenvergoeding en wat wijzigt er vanaf 1 april? Wij leggen de belangrijkste veranderingen voor je uit.
De huidige reiskostenvergoeding
De vaste reiskostenvergoeding die een werkgever nu onbelast mag uitkeren, wordt berekend op basis van de woon-werkafstand van de werknemer én van het aantal dagen dat deze werkt. De uitkomst is een vast bedrag per maand, waarbij geen rekening wordt gehouden met de vraag of de opgegeven kilometers daadwerkelijk worden gereden. Deze reiskostenregeling leidt tot weinig administratie, maar is het wel van deze tijd?
Corona
Corona laat zien dat het reisgedrag van werknemers door externe omstandigheden van de ene op de andere dag kan veranderen. Ook na de coronacrisis zal het reisgedrag anders zijn dan voorheen. Grote organisaties hebben al aangekondigd na de crisis het thuiswerken te stimuleren en daarmee de vervoersbewegingen te minimaliseren.
Woon-werkverkeer per april 2021 onbelast vergoeden?
De nieuwe regeling voor reiskostenvergoeding gaat in op 1 april 2021. Wat houdt dit precies in voor het onbelast vergoeden van woon-werkverkeer? Ten eerste kunnen werkgevers kosten voor woon-werkverkeer onbelast blijven vergoeden. Echter, dit kan niet meer op basis van een vooraf bepaald aantal kilometers. Alleen het werkelijk gereden aantal kilometers voor woon-werkverkeer kan onbelast worden vergoed. Dat betekent dat de werkgever samen met de werknemer voortaan goed moet administreren op welke dagen er wordt gereisd. Daarnaast moet worden bijgehouden of de werknemer op die dagen aanwezig is op zijn of haar werkplek.
Als de werkgever ervoor kiest nog steeds een vast bedrag per maand uit te keren, dan is dit bedrag normaal gesproken belast. De werknemer betaalt hierover dan belasting. Tegelijkertijd draagt de werkgever over dit bedrag premies af voor werknemersverzekeringen. Voor zowel de werknemer als de werkgever is dit dus niet de meest optimale oplossing.
Het registreren van mijn woon-werkverkeer: lastig of eenvoudig?
Het registreren van je werkelijk gereisde woon-werkkilometers kan op verschillende manieren. Zorg ervoor dat je de datum, het aantal gereisde kilometers en de start-eindlocatie per rit registreert. Dit kan in een digitaal bestand zoals Excel, maar het kan bij wijze van spreken ook op de achterkant van een bierviltje. Alleen kost deze manier van registreren zowel de werknemer als de werkgever onnodig veel tijd. Het kan namelijk veel eenvoudiger! Hieronder leggen we uit hoe.
Ik reis met een leaseauto
Reis je met een leaseauto en betaal je bijtelling? Dan hoef je uiteraard niet je woon-werkkilometers te registeren. Betaal je geen bijtelling en wordt de leaseauto alleen voor zakelijke ritten gebruikt, dan houd je als het goed is al een rittenadministratie bij. Handmatig of geautomatiseerd. Met een keurmerk ritregistratie van FleetGO ben je verzekerd van een sluitende ritregistratie en geef je eenvoudig via de app of een fysieke schakelaar in de auto aan of je rit zakelijk, privé of woon-werkverkeer is.
Ik reis met mijn privéauto
Ook in een privéauto is het mogelijk om ritten automatisch te registeren, al ligt dit iets complexer. Het aanschaffen van een ritregistratiesysteem voor in je privéauto kan natuurlijk, maar is niet ideaal. Hoe ga je om met de kosten en wil je überhaupt een vast systeem in je auto? En hoe zorg je ervoor dat de data eenvoudig beschikbaar is voor de werkgever? Je wilt niet alsnog met Excelbestanden blijven mailen.
Speciaal voor deze situatie heeft FleetGO een innovatie-tracker ontwikkeld: plug and play. Dit systeem is volledig afgestemd op privéauto’s. De werking is eenvoudig. Plug and play klik je in de 12V-aansluiting van je auto – ook wel bekend als de ‘sigarettenaansteker’ – en de ritregistratie is actief. Is je volgende rit privé? Haal de tracker weer uit de aansluiting. That’s it. Als werkgever kan je deze tracker aanbieden aan jouw werknemers. Voordeel? De ritgegevens komen automatisch binnen en zijn direct verwerkbaar in de salarisadministratie.
Ik reis met mijn e-bike
De e-bike wint jaarlijks aan populariteit en ook voor woon-werkverkeer wordt de e-bike steeds meer ingezet. Wist je dat je een e-bike eenvoudig voorziet van een GPS-tracker? Ideaal om automatisch je e-bikeritten te registeren.
Ik reis met het openbaar vervoer
Als je met het openvaar vervoer naar je werk reist, maak je ongetwijfeld gebruik van een mobiliteitskaart. Misschien heb je deze via je werkgever ontvangen of je hebt zelf een abonnement afgesloten bij één van de vele aanbieders. Deze aanbieders bieden vaak een eigen rapportagetool aan waarin jij eenvoudig je gereisde kilometers kan inzien en downloaden. Deze gegevens gebruik je vervolgens voor je woon-werkkilometerregistratie.
Kortom: er zijn genoeg slimme oplossingen die voldoen aan de nieuwe reiskostenvergoeding, zónder dat dit onnodig veel tijd in beslag neemt van de werknemer én werkgever. Ben je benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw situatie? Neem dan contact op met het FleetGO salesteam.