Kilometeradministratie

U moet fiscale bijtelling betalen wanneer u meer dan 500 kilometer per jaar privé rijdt met uw zakelijke auto. Stel u heeft een bestelbus en u rijdt minder dan 500 kilometers privé, dan hoeft u dus geen bijtelling te betalen. Om aan de Belastingdienst aan te tonen dat u minder dan 500 kilometers privé heeft gereden, levert u de kilometeradministratie van uw bestelbus aan. Dankzij de automatische registratie van al uw kilometers dankzij onze GPS black box, heeft u een sluitende kilometeradministratie voor de belastingdienst. Raadpleeg ook onze kennisbank voor meer informatie rondom bijtelling en belasting voor de zakelijke automobilist.

Een digitale kilometeradministratie is een betrouwbaar instrument om aan te tonen dat u niet meer dan 500 privékilometers per jaar rijdt in uw zakelijke voertuig. Als u dit aantoont, hoeft u geen bijtelling over het privégebruik van uw auto te betalen aan de Belastingdienst. Bij de digitale kilometeradministratie van FleetGO kunt u altijd uw kilometerstaat online inzien!

De Belastingdienst stelt een aantal eisen aan uw kilometer administratie. De volgende gegevens moet u vermelden in ieder geval vermelden:

• het merk van de auto;
• het type auto;
• het kenteken van de auto;
• de periode waarin u de auto hebt gebruikt;
• de ritgegevens.

U vermeldt per rit:

• de datum;
• de begin- en eindstand van de kilometerteller;
• het vertrek- en aankomstadres;
• de route die u hebt gereden;
• de privé-omrijkilometers – als u tijdens een zakelijke
• rit ook privékilometers maakt.

Als uw kilometer administratie niet klopt, wordt deze ongeldig verklaard en moet u alsnog bijtelling betalen over het privégebruik van uw auto. Ook kan de Belastingdienst een boete opleggen.

Rijdt u niet meer dan 500 privé-kilometers privé? Dan mag u het bewijs daarvoor leveren met een zogenaamde ‘vereenvoudigde kilometeradministratie’ in combinatie met alle adressen in uw bedrijfsbestand. U mag het voertuig dan niet voor privé-doeleinden en zogenaamde lunchritten gebruiken.

Op de website van de Belastingdienst vindt u behalve de richtlijnen, ook een voorbeeld van een vereenvoudigde rittenregistratie voor bestelauto’s.

De Belastingdienst controleert km administratie steekproefsgewijs. Dus ook als u een ‘Verklaring geen privégebruik auto’ hebt ingevuld, kan de Belastingdienst deze gegevens controleren. Bijvoorbeeld door uw kilometeradministratie op te vragen en te vergelijken met de gegevens die bij hen bekend zijn. Ook kunnen de APK-gegevens worden vergeleken met uw kilometeradministratie en kan via uw kenteken verkregen informatie worden vergeleken met uw kilometerregistratie.

Als uw bestelauto buiten werktijd niet wordt gebruikt en u dit kunt aantonen, hoeft u geen kilometeradministratie bij te houden. U zal dan wel moeten bewijzen dat de auto achter bijvoorbeeld een hek staat of dat de sleutel op een centrale plek wordt bewaard. Ook als u een bestelauto voor uw onderneming heeft die u uitsluitend zakelijk gebruikt, hoeft u geen kilometeradministratie bij te houden. Wel moet u de ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’ hebben ingediend.

Let op: ook in dit geval ligt de bewijslast bij u! In veel gevallen is een kilometeradministratie dan nog steeds de beste oplossing (en vaak ook goedkoper!).

Let op: ook in dit geval ligt de bewijslast bij u! In veel gevallen is een rittenregistratie dan nog steeds de beste oplossing (en vaak ook goedkoper!).

De wettelijke bewaartermijn van uw kilometeradministratie is zeven jaar.

Alle kilometers die voor uw bedrijf worden gereden, zijn zakelijke kilometers. Hieronder valt woon-werkverkeer, mits hiervoor de gebruikelijke route wordt gebruikt. Als u bijvoorbeeld thuis luncht, valt de hiervoor gereden afstand ook onder zakelijke kilometers. Kilometers die u voor bijvoorbeeld een studie ten behoeve van uw bedrijf maakt, vallen (deels) ook onder zakelijke kilometers.

Als u tijdens een zakelijke rit ook privékilometers maakt, zijn dit ‘omrijkilometers’. Dit zijn bijvoorbeeld kilometers die u maakt als u van of naar uw werk uw kinderen naar de crèche of naar school brengt.

Rijden er in de voertuig(en) verschillende bestuurders? Maak dan gebruik van onze persoonsgebonden RFID-bestuurderidentificatie. Deze module is te koppelen aan de black box.

Dat kan via de app of via een vaste knop in het voertuig, de zogenaamde P/Z-schakelaar. Hiermee worden ritten automatisch als privé registeren zonder in te loggen in het FleetGO-platform of de app.

Het Keurmerk RitRegistratiesystemen (Keurmerk RRS) is in het leven geroepen om meer zekerheid te bieden aan eindgebruikers, de Belastingdienst en de leveranciers van ritregistratiesystemen. Het Keurmerk RSS bestaat uit een serie technische eisen waaraan een ritregistratie systeem moet voldoen.

FleetGO beschikt over een systeem dat dit keurmerk mag dragen. Hierdoor mag u erop vertrouwen dat dit systeem gedegen is en voldoet aan alle eisen. Kies daarom altijd voor een betrouwbare en toekomstbestendige rittenregistratie met een keurmerk!