Kort antwoord: standaard ligt de verantwoordelijkheid bij de werkgever, maar met een ‘Verklaring geen privégebruik auto’ verschuift die naar de werknemer. Toch blijf je als werkgever nooit helemaal buiten schot. Rijdt een medewerker in een auto van de zaak, dan wil de Belastingdienst kunnen zien of er meer dan 500 kilometer per jaar privé mee wordt gereden. Klopt die administratie niet, dan is de vraag wie de naheffing krijgt. In dit artikel lees je hoe de verantwoordelijkheid precies is verdeeld en wat dat betekent voor je beleid als organisatie.
De hoofdregel: de werkgever is verantwoordelijk
Als werkgever ben je verantwoordelijk voor een juiste inhouding en afdracht van de loonheffingen. Stel je een auto van de zaak ter beschikking, dan hoort daar in beginsel een bijtelling bij. Wil je die bijtelling achterwege laten omdat een werknemer minder dan 500 kilometer privé rijdt, dan moet dat aangetoond kunnen worden. Lukt dat niet, dan kan de Belastingdienst de naheffingsaanslag loonbelasting bij jou als werkgever neerleggen.
Met andere woorden: zolang er niets extra’s geregeld is, ligt de bewijslast, en dus het financiële risico, bij de werkgever. Een sluitende rittenadministratie is dan het bewijsmiddel waarmee je aantoont dat de bijtelling terecht achterwege blijft.
De uitzondering: de Verklaring geen privégebruik auto
Er is één instrument dat de verantwoordelijkheid verschuift: de Verklaring geen privégebruik auto. Een werknemer vraagt die zelf aan bij de Belastingdienst en geeft daarmee aan op jaarbasis niet meer dan 500 kilometer privé te rijden. Zodra jij als werkgever een kopie van die verklaring hebt ontvangen, mag je stoppen met bijtellen.
Vanaf dat moment verschuift de bewijslast naar de werknemer. Rijdt hij toch meer dan 500 kilometer privé en kan hij het tegendeel niet aantonen met een sluitende rittenregistratie, dan krijgt de werknemer de naheffingsaanslag, plus eventueel een boete. Belangrijk detail voor je administratie: zet de bijtelling pas stop als je de kopie van de verklaring daadwerkelijk binnen hebt. Doe je dat eerder, op basis van alleen een mondelinge toezegging, dan loop je zelf risico.
Wanneer blijft de werkgever tóch aansprakelijk?
Hier zit de nuance die veel organisaties missen. De Verklaring geen privégebruik auto vrijwaart je niet volledig. Wist je, of had je kunnen weten, dat een werknemer de auto toch privé gebruikt terwijl er een verklaring loopt? Dan kan de Belastingdienst de naheffing alsnog bij jou als werkgever neerleggen.
Denk aan een concreet signaal: een schademelding in het weekend op een locatie ver buiten het werkgebied, terwijl de medewerker niet in het weekend werkt. Zulke signalen betekenen dat je op de hoogte was of kon zijn van privégebruik. Daarom ben je als werkgever medeverantwoordelijk voor het houden van toezicht, bijvoorbeeld via controles bij schades, verkeersboetes of opvallend brandstof- of laadverbruik. Doe je niets met zulke signalen, dan kan de verklaring je niet beschermen.
En zonder werkgever: de ondernemer en zzp’er
Ben je ondernemer voor de inkomstenbelasting of zzp’er, dan is er geen werkgever om de verantwoordelijkheid mee te delen. Je kunt geen Verklaring geen privégebruik auto aanvragen, want die is alleen voor werknemers. De eis blijft wel exact hetzelfde: je moet zelf met een sluitende rittenregistratie kunnen aantonen dat je niet meer dan 500 kilometer per jaar privé rijdt. De volledige bewijslast ligt dus bij jou.
Wat gebeurt er als de rittenadministratie niet klopt?
Kan de verantwoordelijke partij het privégebruik niet onderbouwen, dan gaat de Belastingdienst ervan uit dat er meer dan 500 kilometer privé is gereden. De gevolgen kunnen zijn: een naheffing die tot vijf jaar terug kan gaan, een boete (bij grove schuld of opzet loopt die flink op) en belastingrente over de verschuldigde bedragen. De exacte bedragen en percentages verschillen per situatie en per jaar; raadpleeg daarvoor de Belastingdienst. De kern is dat de kosten snel oplopen, terwijl een kloppende administratie het risico volledig wegneemt.
Zo regel je het als organisatie
Voor een wagenparkbeheerder of HR-manager komt het neer op drie dingen: leg vast wie in welke auto rijdt, houd zicht op het privégebruik, en zorg dat de rittenregistratie sluitend en controleerbaar is. Bij meerdere voertuigen en bestuurders wordt dat handmatig vrijwel onhaalbaar, zeker omdat de Belastingdienst per auto de bestuurder van elke rit wil kunnen herleiden.
Met de rittenregistratie en fleetmanagementsoftware van FleetGO leg je elke rit automatisch en fiscaal correct vast, koppel je met berijdersidentificatie de juiste chauffeur aan elke rit, en houd je als organisatie centraal grip op verklaringen, toezicht en bewaarplicht. Zo bescherm je zowel je werknemers als je organisatie tegen naheffingen. Neem contact op voor advies over jouw wagenpark.
De verantwoordelijkheid voor de rittenadministratie is dus geen kwestie van óf de werkgever óf de werknemer, maar hangt af van de afspraken en het toezicht. Wie dat als organisatie goed inricht, voorkomt discussie met de Belastingdienst en weet altijd waar de bewijslast ligt.
De informatie in dit artikel is uitsluitend bedoeld voor algemene informatiedoeleinden. Wet- en regelgeving is onderhevig aan wijzigingen. Aan de inhoud van dit artikel kunnen dan ook geen rechten worden ontleend. Raadpleeg altijd een juridisch of financieel specialist en controleer de meest actuele informatie via de relevante officiële instanties, zoals de Belastingdienst.
Bronnen
https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/auto_en_vervoer/u_rijdt_zelf_een_auto_van_uw_zaak/verklaring_geen_prive_gebruik/
https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/winst/inkomstenbelasting/inkomstenbelasting_voor_ondernemers/privegebruik_auto/rittenregistratie
https://keurmerkritregistratiesystemen.nl/nieuws/wie-is-verantwoordelijk-voor-bewijslast-rittenregistratie